Organiser votre mission : 

Tout déplacement avec ou sans frais nécessite l'établissement d'un ordre de mission signé avant le début de la mission. Pour l'étranger, une autorisation d'absence doit être impérativement complétée et signée 15 jours avant le départ (y compris pour les doctorants).

Afin de garantir le remboursement de votre mission, vous devez obtenir au préalable l'accord du responsable des crédits (resp. équipe, ANR, IUF...) avant l'achat des billets.

AVANT VOTRE DEPART EN MISSION :

Pour éviter de faire l'avance de frais, 15 jours avant votre départ, vous devez envoyer un mail à l'adresse suivante : gestionnaire-maths@univ-rennes1.fr

Précisez impérativement dans l'objet du mail le nom de votre gestionnaire. Pour connaître votre interlocutrice, cliquez ici.

indications à mentionner dans votre mail :

-Préciser le compte sur lequel va être prise la mission (compte équipe, ANR, Défis émergents, ou IUF) :

- Nom du responsable du compte :
- Accord du responsable : ( ) OUI
- Etes-vous orateur pour cette mission ? :
- Si vous êtes invité par un organisme, nom de cet organisme :
- Quelle prise en charge assurera-t-il (transport, hébergement, repas...) ? :

Transport :
- réservation via le PORTAIL effectuée ( ) OUI ( ) NON
- si non préciser :
Date aller :
Date retour :
    - Horaires et n° vol ou train :
        - aller :
        - retour :
    - Compagnie :
Hôtel :
- réservation souhaitée ( ) oui ( ) non

 

Documents à joindre impérativement au mail :

  • l’ordre de mission complété xls ou  pdf

  • l'autorisation d'absence à l'étranger pdf

Pour réserver votre transport :

  • Déplacement en France et à l'étranger :

Réservations en ligne : procédez à votre réservation en suivant les instructions ci-après. Pour des raisons de délais d'engagement, la réservation des vols ne devra se faire que du DIMANCHE AU MERCREDI. 

Cliquez sur le portail de CWT
Puis sur "Réserver un voyage".
Cliquez sur l’icône Vol/Train ou "Nouveau voyage" pour afficher le formulaire de demande.
Faîtes votre saisie en entrant vos critères.
Lancez la recherche en cliquant sur "Chercher les prix".
Sélectionnez votre train ou votre vol aller et retour.
Le voyage est alors créé. A ce stade il est toujours possible de modifier le voyage.
Pour confirmer le voyage, cliquez sur réservez. A ce stade aucune modification ne sera possible.

SANS MAIL DE VOTRE PART, VOTRE GESTIONNAIRE N'AURA PAS CONNAISSANCE DE VOTRE VOYAGE ET NE POURRA DONC PAS ENGAGER LA COMMANDE : VOTRE RESERVATION SERA ANNULEE AUTOMATIQUEMENT.

Votre voyage sera réservé pendant 48h et sera annulé automatiquement si l’agence de voyage CWT ne reçoit pas le bon de commande engagé dans ces délais.

Pour réserver votre hébergement :

En France ou à l'étranger, votre gestionnaire se chargera d'effectuer la réservation de votre hébergement via l'agence de voyages. Indiquez-lui vos contraintes et/ou préférences.

Si ces consignes ne peuvent être suivies (délais...) :

Vous ferez l'avance de vos frais de mission et serez remboursés a posteriori sur présentation des justificatifs.

Selon la décision du Conseil d'Administration de l'Université de Rennes 1 du 25 octobre 2006, les frais de voyage seront remboursés au vu des justificatifs et les frais de séjour à hauteur de 45 euros la nuit (chambre + petit déjeuner) en province et 60 euros la nuit (chambre et petit-déjeuner) à Paris.

AU RETOUR DE MISSION :

Vous transmettrez tous les justificatifs à votre gestionnaire ainsi que l'attestation de frais de repas dûment complétée et signée.